Una solución crítica dado el número de documentos en las organizaciones, que crece exponencialmente, y la necesidad de compartir y gestionar el conocimiento.
- Repositorio único que integra todos los datos y ficheros, sea cual sea la fuente de origen (Web, información estructurada en Bases de Datos, información no estructurada creada en Word, Excel, documentos PDF, …, y en general originados por la mayoría de apliaciones estándar o escaneados.).
- El repositorio puede ser distribuido, de tal modo que se encuentren los archivos en el lugar dónde se originan y se exploten desde toda la red.
- Interfaz amigable que permite crear fichas de una forma fácil e intuitiva, basado en un modelo de metadatos que es consistente a lo largo del ciclo de vida de los documentos y sus versiones.
- Datos y metadatos se encuentran en Bases de Datos (pudiendo ser cualquier base de datos relacional como SQL Server, Oracle, DB2, etc). Los archivos del repositorio son indexados, una vez se incluyen, para su fácil explotación.
- Búsqueda e indexación de la mayor parte de formatos existentes.
- Los resultados de las búsquedas son resaltados en los documentos, pudiendo ser ordenados por nivel de ocurrencia.
- Solución descentralizada, accesible desde un navegador web.
- Gestión del Workflow del ciclo documental.
- Facilidad de importación de los datos de otras bases de datos o gestiones documentales para su integración.